CONSEIL INTERNATIONAL DES ARCHIVES
المجلس الدولـــــي للأرشيـــــف
“الوثائق الإلكترونية: مرشد الأرشيفيين”
تعريب عبدالكريم بجاجة
الفصل الأول: المدخل
ICA Committee on Electronic Records. Guide for Managing Electronic Records from an Archival Perspective. February 1997.
صمم المرشد لمساعدة مؤسسات الأرشيف في مراجعة نفسها لتتمكن من معالجة قضية الأرشفة الإلكترونية. و يبدأ الجزء الأول بنظرة عامة حول الاتجاهات التكنولوجية و التنظيمية، والقانونية التي تؤثر في قدرة المؤسسات، بما فيها الأرشيفية، في حفظ وإدارة الوثائق في الشكل الإلكتروني. يواصل الجزء الأول الحديثَ حول أهم المفاهيم مثل “الوثيقة”، و “الأرشفة”، موضحاً كيف تتغير هذه المفاهيم في المحيط الإلكتروني، ثم يقترح إستراتيجيات لإدارة الوثائق الإلكترونية طوال مدة حياتها. و ينتهي الجزء الأول من المرشد بوصف الانعكاسات على مؤسسات الأرشيف من الجانب القانوني والتنظيمي والإنساني وحسب التوقعات التكنولوجية؛ لمراجعة نفسها بهدف معالجة الأرشيف الإلكتروني. و يتطلب تفعيل الإستراتيجيات المقترحة فيما بعد، تحقيق عمليات مادية، بما فيها إنجاز مقاييس قد يُنصح اعتمادها من قبل مؤسسات الأرشيف. و يشكل الجزء الثاني من المرشد محاولة أولى من أعضاء اللجنة للذهاب في هذا الاتجاه(.)؛
International Standards Organisation (ISO) 15489-1:2000(E) – Records Management & ISO/TR 15489-2
يوفر هذا المقياس الخاص بإدارة الوثائق المرجعَ الدوليَ في هذا المجال. و يستثني المقياس أيزو بكل وضوح إدارة الأرشيف في حقل تطبيقه، ولكن يعتمد كثيراً على التفكير الأرشيفي.
الفصل الثاني: النظريات الأساسية والمفاهيم
استخرجت المصطلحات المستعملة في هذا الفصل من المقياس أيزو 15489-1 أساساً (إدارة الوثائق- الجزء الأول: التوجيهات العامة) و انظر المرجع أعلاه. لقد وردت بعض النظريات الأساسية التي تُعَدُّ هامة في الحديث، و في توجيهات هذا الفصل، من “الدليل لإدارة الوثائق الإلكترونية من المنظور الأرشيفي”و انظر المرجع أعلاه(.)؛
الفصل الثالث: إستراتيجيات التأثير
National Archives of Australia, National Library of
Australia, National Office for the Information Economy. Keeping Government Publications Online: a guide for Commonwealth agencies. Australia: July 2002.
http://www.nla.gov.au/guidelines/govpubs.html
يشرح هذا الفصل كيف يسمح التعاون بين المؤسسات الحكومية والمكتبة الوطنية بأستراليا والأرشيف الوطني الأسترالي، بضمان بقاء منشورات الحكومة الإلكترونية متاحة للجمهور عبر الإنترنت. و يوفر توجيهات حول الخطوات التي يجب تتبعها في المؤسسات الحكومية، و يوفر تفاسير المنشورات والأرشيف، وأدوات المؤسسات الثلاث التي يجب أن تتعاون مع الدوائر الحكومية(.)؛
UK National Archives (40) Corporate Policy on Electronic Records. UK Sept. 2000.
http://www.pro.gov.uk/recordsmanagement/erecords/rm-corp-pol.pdf
يزوِّد هذا الموقع بالنصائح حول تطوير السياسة في مجال الأرشيف الإلكتروني، إرشادات موجهة إلى مسؤولي إدارة الوثائق الذين يعملون في أقسام الإدارة المركزية. و عُرضت هذه الإرشادات بطريقة تسمح إنجاز سياسة في شكل واضح وسهل التطبيق. و تشرح الإرشادات المقدمة المبادئ العامة التي يجب أن تطبق في إدارة الوثائق الإلكترونية عبر المؤسسات(.)؛
UK National Archives. e-records: route map and milestones to achieve electronic records management by 2004 (PRO).
http://www.pro.gov.uk/recordsmanagement/erecords/route-map7.pdf
تقدم “خريطة الطريق وقائمة المراحل الأساسية” إطار العمل المنطقي لتحديد متى وكيف ينطلق برنامج إدارة الوثائق الإلكترونية كعنصر مكوِّن لبرنامج إدارة الوثائق. إن المراحل الأساسية عملية، و تشمل الأهداف التالية لوضع الوثائق الموجودة تحت الرقابة، و إدخال الأرشفة الإلكترونية في الإدارة الإلكترونية والأعمال الإلكترونية (:)؛وضع سياسة للمؤسسة في مجال الوثائق الإلكترونية، و تحديد إستراتيجية لإدارة الوثائق الإلكترونية ضمن مخططات الأعمال الإلكترونية، و إنجاز فهرس الوثائق الإلكترونية الموجودة، و تحديد المستلزمات لإدارة الوثائق الإلكترونية ضمن مخططات النشاطات، و وضع خطة للفرز والحفظ. و تُعيِّن “خريطة الطريق” المراحل الأساسية التالية لإدماج الوثائق الإلكترونية في السياسة والتخطيط(:)؛
UK National Archives. Human Resources in Records Management. (United Kingdom, 1999).
http://www.pro.gov.uk/recordsmanagement/standards/humanres.PDF
يجب على المختصين في إدارة الوثائق و مساعديهم وكل شخص مَعنيّ بإدارة المعلومات أن يكتسبوا خبرات وكفاءات خاصة لمواجهة تحدي إدارة الوثائق في محيط مكتبي حديث. تتعلق النصائح بثلاثة جوانب مختلفة، و لكنها مترابطة: إطار الكفاءة، و مواصفات العمل و الأشخاص، و أجهزة التدريب والتطوير(.)؛
الفصل الرابع: تصميم وتفعيل المستلزمات الأرشيفية
National Archives of Australia. Digital Recordkeeping: Guidelines for Creating, Managing and Preserving Digital Records
http://www.naa.gov.au/recordkeeping/er/guidelines.html
يُطوِّر هذا الدليل المنهج المزكي في توجيهات “ديركس” -أنظر في الأسفل- و يعطي الوضع الحالي عام 2004 لتوقعات الأرشيف الوطني الأسترالي حول سلسلة واسعة من مسائل الأرشفة. يتضمن أيضاً قائمة فحص التقييم الذاتي في مجال الأرشفة الرقمية(.)؛
Fresco, Marc and Martin Waldron. Model Requirements for the Management of Electronic Records (MoReq). London: Cornwell Affiliates plc, 2001.
http://www.IPSO.cec.be/ida, http://www.dlmforum.eu.org, http://www.cornwell.co.uk/moreq
يعتبر نظام “موريك” نموذجاً للمستلزمات الخاصة بنظام الأرشفة الإلكترونية. و قد صمم للاستخدام بسهولة و للتطبيق عبر أوروبا. إن “نموذج المستلزمات لإدارة الأرشيف الإلكتروني موريك” هو مواصفات عامة للنظم الإعلامية الخاصة بالأرشفة الإلكترونية، و يمكن استخدامه لتصميم نظم الأرشفة الإلكترونية، و اختيارها، و تدقيقها. لقد طوِّر النظام في شركة “كورويل” بطلب من اللجنة الأوروبية المكلفة بتبادل المعلومات بين الإدارات. يتضمن عدة فصول متعلقة بخطة التصنيف، وإجراءات الرقابة والأمن، والحفظ، و القرار النهائي لتحديد مصير الوثائق، و قبض الوثائق، والمرجعية، والبحث، والاكتشاف مع استرجاع الوثائق، و وظائف الإدارة. و يتطرق النظام إلى وظائف أخرى أيضاً مثل إدارة الوثائق غير الإلكترونية، و دفق الأعمال، و الإمضاء الإلكتروني، و التشفير. أضف إلى هذا أن النظام “موريك” يُغطي المستلزمات غير الوظيفية، مثل سهولة الاستخدام، و التطابقية والمقاييس التقنية. و خَصص فصلاً لمعالجة معطيات البيانات(.)؛
ـــــــــــــــــــــــــــ
(40) كانت تسمى من قبل: “هيئة الوثائق العامة البريطانية” *
تحرير خطة إستراتيجية لإدارة الوثائق الإلكترونية في المؤسسة، و تحديد مستلزمات مفصلة لإدارة الوثائق الإلكترونية، و الموافقة على خطة للتفعيل، و تجنيد أجهزة وإجراءات لإدارة كل الوثائق الإلكترونية ومراقبتها وحفظها(.)؛
UK Public Record Office*
